Manuales administrativos y diagramas de flujo

Manuales administrativos 

concepto

son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Clasificación básica 

Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen dentro de las empresas, para efectos de este texto se hace énfasis en tres tipos de manuales, los cuales son los que ofrecen mayor aporte para la comprensión del tema central objeto de estudio:

• De Organización

Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.

Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión:

1. Historia y Descripción de la Empresa
2. Misión, visión y objetivos de la empresa
3. Legislación o base legal
4. Estructura de la organización (organigrama General)
5. Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (Organigrama por área)
6. Normas y políticas generales.

• De Normas y Procedimientos

El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.

Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:

• Identificación del procedimiento
• Nombre
• Área de desempeño
• Codificación
• Descripción Genérica (objetivo)
• Normas generales
• Responsable de cada una de las actividades que lo integran
• Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)
• Descripción de cada una de las actividades que lo integran.

• De Puestos y funciones

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varias de ellos representan al Manual de Puestos y Funciones.

La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:

• Identificación del Puesto de Trabajo
• Nombre
• Área de desempeño
• Codificación
• Descripción Genérica (objetivo)
• Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
• Diarias o frecuentes
• Semanales
• Quincenales
• Mensuales
• Trimestrales
• Semestrales
• Anuales
• Ocasionales o eventuales
• Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
• Nivel académico
• Habilidades y destrezas
• Conocimientos técnicos y/o específicos.

Por su naturaleza

• Microadministrativos

Contiene información de una sola empresa o específicamente  del área de la empresa

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• Macroadministrativos

Utilizados para corporativos, con información de mas de una empresa

• Mesoadministrativos

Contiene información de mas de un sector de la misma empresa 

Por su área de aplicación 

El origen de estos manuales se remonta a la necesidad de las pequeñas empresas que se encuentran en crecimiento. debido al reducido numero de personal, jerarquía  y áreas, la especialización de uno se dificulta, por ello se opta por la elaboración de manuales por área, detallando cada una de ellas.

EJEMPLO: Manual de area de corte y  ensamble, Manual de area de recepcion.

Por su contenido 

En medida del crecimiento que sufra la empresa sera necesario la realización de manuales que se especialicen en cada función que se desarrolle en la empresa, al igual que se deberán realizar sus respectivas actualizaciones.

EJEMPLO: Manual de ensamble con maquina de agua a presión Manual de recepción de productos peligrosos.

Por su ámbito

• Manuales generales 

Contiene información global de la empresa de sus múltiples áreas y funciones. Sin embargo ha hoy en dia es practicamente imposible encontrar uno en circulación.

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• Manuales específicos 

La información contenida en estos manuales es relacionada con funciones o procedimientos en especifico que desarrolla la empresa.

Conclusión 

Los manuales administrativos pueden contener toda la información necesaria para desarrollar las actividades de una empresa, el numero de manuales se  determina por su necesidad, puesto que existen distintos tipos de manuales su contenido se determinara dependiendo de cada empresa y sus características particulares.

 diagramas de flujo

concepto

Permite representar de manera gráfica las operaciones o estructuras que se van a realizar en una empresa.

Sirven para aclarar como se han de funcionar o mejorar un proceso, ademas de facilitar la comprensión de la información. 

 

A continuación se muestra un diagrama del proceso que se realiza en una industria que distribuye  frijol.

Conclusión 

El diagrama de flujo es quizá una de las herramientas mas flexibles y útiles cuando se quiere difundir información en una empresa, por su simple e intuitiva forma de realizarse y leer. esto es de vital importancia   en las industrias donde los procesos que se realizan deben ser efectuados de la manera mas eficaz, obteniendo el mejor producto por el menor de la inversión y esfuerzo.